CoiffureRdv pour les enseignes de coiffure à plusieurs salons

CoiffureRdv pour une enseigne à plusieurs salons : comment garder une vue d'ensemble sans tout centraliser ?

Vous exploitez deux, trois ou cinq salons sous la même enseigne, chacun avec son responsable, son équipe et ses habitudes de carnet. Vous voulez comparer le remplissage d'un salon à l'autre, faire passer un coiffeur d'un site à un autre sans casser le planning, et retrouver une cliente qui fréquente deux de vos adresses. Cette page décrit les difficultés propres à ce niveau d'organisation, et ce qu'un carnet commun apporte ou non par rapport à des outils séparés.

Ce qui coince au quotidien

Chaque salon tient son carnet à sa façon, et les chiffres de remplissage ne sont pas comparables.

Un coiffeur en renfort dans un autre salon ne voit ni son planning ni les fiches des clients qu'il va recevoir.

Une cliente passée d'un salon à l'autre est traitée comme une inconnue, sa formule de couleur restée dans le premier.

Le dirigeant découvre les absences et les creux en fin de mois, trop tard pour réagir.

Les responsables de salon craignent qu'un outil commun serve surtout à les surveiller.

Un carnet par salon, une lecture commune

La tentation du dirigeant est de tout centraliser ; celle des responsables est de garder chacun son outil. Le compromis qui fonctionne consiste à laisser chaque salon tenir son propre carnet, avec ses coiffeurs et ses prestations, tout en adoptant les mêmes règles de saisie : mêmes noms de prestations, mêmes durées, mêmes façons de noter un passage. C'est cette convention, plus que le logiciel, qui rend les salons comparables. CoiffureRdv propose pour cela un plan qui regroupe plusieurs salons sous une même enseigne avec une vue consolidée ; des carnets séparés avec un export mensuel peuvent aussi convenir à deux salons.

Lire le remplissage sans attendre la fin du mois

Pour arbitrer entre les salons, il faut voir leur activité au même moment : celui qui refuse des clients le samedi et celui qui a des creux le jeudi. Organiser les plannings pour éviter les temps morts à l'échelle d'une enseigne, c'est déplacer un coiffeur, ouvrir une nocturne ou concentrer les couleurs sur certains jours en s'appuyant sur des chiffres du jour, pas du mois dernier.

Comparer à capacité égale

Le calculateur de capacité du salon, rempli pour chaque adresse, donne le nombre de rendez-vous que chacune peut honorer. Comparer le remplissage à cette capacité, plutôt que les chiffres bruts, évite de juger injustement un petit salon plein face à un grand salon à moitié vide.

Des coiffeurs et des clients qui circulent

Un renfort envoyé dans un autre salon doit y trouver son planning et les fiches de ses clients du jour, sans demander au responsable d'imprimer quoi que ce soit. De même, une cliente qui change d'adresse pour se rapprocher de son bureau attend qu'on connaisse sa couleur. La fiche client commune à l'enseigne rend ces mouvements invisibles pour le client, à condition que chaque salon la tienne à jour à chaque visite.

décider qui peut voir quoi : un coiffeur voit les fiches du salon où il travaille, le responsable voit son salon, le dirigeant voit l'ensemble ;
harmoniser la façon de noter une formule de couleur ;
informer les clients que leur fiche est partagée entre les salons de l'enseigne.

Un outil commun sans surveillance permanente

La crainte des responsables est légitime : un tableau consolidé peut devenir un instrument de pression. Pour que l'outil soit accepté, le dirigeant gagne à l'utiliser pour aider, envoyer un renfort quand un salon déborde, plutôt que pour comparer les individus. Réduire les rendez-vous manqués est un bon premier objectif commun : le rappel automatique profite à chaque salon et son effet se lit en quelques semaines, salon par salon, sans que personne ne soit mis en cause. Le calculateur du coût des rendez-vous manqués donne à chaque responsable un chiffre propre à son salon pour suivre cet objectif.

Questions fréquentes

Faut-il imposer le même carnet à tous les salons dès le départ ?

Il est plus prudent de commencer par un ou deux salons volontaires, de fixer les conventions de saisie avec leurs responsables, puis d'étendre. Une enseigne qui bascule tous ses salons le même jour cumule les difficultés de prise en main sans personne pour aider.

Les responsables de salon voient-ils les chiffres des autres salons ?

Cela dépend des droits que vous réglez. Beaucoup d'enseignes choisissent que chaque responsable voie son propre salon et que seule la direction ait la vue consolidée, ce qui limite les comparaisons entre équipes et rassure sur l'usage de l'outil.

Que devient la fiche d'une cliente qui change de salon dans l'enseigne ?

Avec un carnet commun, sa fiche la suit : le coiffeur du nouveau salon retrouve sa dernière prestation et sa couleur. Avec des outils séparés, il faut la recréer, et l'historique reste dans le premier salon. Dans les deux cas, informez la cliente de la façon dont ses données circulent.

Deux salons justifient-ils déjà un plan multi-salons ?

Pas nécessairement. Deux carnets séparés, avec les mêmes conventions et un point mensuel, restent gérables. La vue consolidée devient utile quand le dirigeant ne peut plus suivre chaque salon lui-même, en général à partir de trois adresses ou quand les équipes circulent souvent.