Que vérifier chaque jour pour tenir le carnet de rendez-vous du salon sans oubli ?
Cette checklist suit la journée d'un salon ou d'un barbier, de la relecture du carnet le matin au point de fin de semaine. Elle reprend la routine de notre article sur la réduction des rendez-vous manqués et les réglages de durées de l'organisation du planning. Elle s'utilise avec un cahier au comptoir comme avec un carnet numérique, CoiffureRdv ou un autre.
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Le matin, avant le premier client
Relire le carnet de la journée, coiffeur par coiffeur, et repérer les enchaînements serrés
Vérifier qu'aucun créneau n'est noté à deux endroits ou attribué à deux coiffeurs
Pointer les clients qui ont confirmé leur rendez-vous après le rappel de la veille
Appeler ou écrire aux clients restés silencieux, en commençant par les prestations longues
Noter les créneaux qui risquent de se libérer et penser aux clients en attente d'une place
Préparer produits et matériel pour les couleurs et les prestations techniques prévues
Répartir les rôles de l'équipe : accueil, téléphone, shampooings, encaissement
Relire la fiche des premiers clients pour connaître leur dernière coupe ou leur formule de couleur
À chaque prise de rendez-vous
Noter le nom et le prénom du client tels qu'il les donne, sans abréviation ambiguë
Vérifier le numéro de téléphone en le répétant au client, surtout pour un nouveau client
Préciser la prestation exacte et le coiffeur demandé, ou indiquer que le client n'a pas de préférence
Caler le créneau sur la durée réelle de la prestation, temps de pause compris pour une couleur
Annoncer au client qu'il recevra un rappel la veille et lui demander s'il préfère un SMS ou un e-mail
Proposer un créneau creux quand le client est souple sur l'horaire
Relire le rendez-vous à voix haute avant de raccrocher ou de laisser partir le client
Inscrire le rendez-vous immédiatement dans le carnet commun, jamais sur un papier volant
Après chaque prestation
Compléter la fiche du client pendant que la mémoire est fraîche : coupe, longueur, formule, temps de pose
Noter une remarque du client sur sa coupe précédente ou une nuance à éviter
Proposer directement le prochain rendez-vous avant le passage en caisse
Vérifier que la durée réelle correspond à la durée prévue et signaler l'écart s'il se répète
Marquer le rendez-vous comme honoré dans le carnet
Remettre le poste en état avant d'accueillir le client suivant
Le soir, à la fermeture
Pointer les rendez-vous manqués de la journée et les noter dans la fiche du client, sans jugement
Vérifier que les rappels du lendemain sont programmés ou prévoir de les envoyer
Relire le carnet du lendemain et corriger les erreurs de saisie visibles
Transférer dans le carnet commun tout rendez-vous pris par téléphone ou sur un coin de papier
Noter en une ligne ce qui a bloqué dans la journée : retard en cascade, créneau vide, double réservation
Ranger ou sauvegarder le carnet pour que rien ne se perde d'un jour à l'autre
Une fois par semaine
Compter les rendez-vous manqués de la semaine et comparer avec les semaines précédentes
Repérer les heures de pointe saturées et les plages restées creuses
Ajuster les durées des prestations dont le retard revient toujours à la même heure
Dresser la liste des clients réguliers qu'on ne voit plus depuis plusieurs semaines et prévoir une relance
Vérifier que les nouveaux clients de la semaine ont une fiche avec un numéro valide
Faire un point rapide avec l'équipe sur les règles du carnet : qui note quoi, comment signaler une absence
Comment utiliser ce modèle
La checklist se remplit chaque jour par la personne à l'accueil ou par le responsable du salon ; la section hebdomadaire se fait le jour le plus calme.
Conservez les feuilles remplies quelques semaines : la ligne de fin de journée et le compte des rendez-vous manqués servent à ajuster les durées et les rappels.
Pour chiffrer ce que représentent les créneaux perdus, reportez le compte hebdomadaire dans le calculateur du coût des rendez-vous manqués proposé dans les ressources du site.
Cette checklist est-elle utile avec un cahier de rendez-vous papier ?
Oui. Elle a justement été écrite pour fonctionner avec un cahier, à condition que le cahier reste la seule référence du salon. Le passage à un carnet numérique automatise surtout le rappel de la veille et le pointage des confirmations, mais la routine reste la même.
Qui doit remplir la checklist dans un salon à plusieurs coiffeurs ?
La personne qui tient l'accueil ou le comptoir ce jour-là, en général celle qui prend les appels. Les points de fin de prestation relèvent de chaque coiffeur, qui complète la fiche de son client avant d'accueillir le suivant.
Faut-il vraiment recontacter les clients qui n'ont pas confirmé ?
Un silence après le rappel ne veut pas dire absence, mais un appel court en début de matinée lève le doute et libère à temps un créneau qui ne sera pas honoré. Commencez par les prestations longues, où une absence coûte le plus cher au salon.
Comment adapter la checklist à un barbier qui travaille seul ?
Supprimez la répartition des rôles et gardez l'essentiel : relecture du carnet le matin, numéro vérifié à chaque prise de rendez-vous, fiche complétée après chaque client et compte des absences en fin de semaine. Dix minutes par jour suffisent.
CoiffureRdv aide les salons de coiffure et les barbiers à tenir leur carnet de rendez-vous, garder la fiche de chaque client et réduire les rendez-vous manqués grâce à un rappel automatique.