Modèle de fiche client pour salon de coiffure et barbier

Modèle de fiche client de salon

Nom et prénom du client (tels que le client les donne, pour retrouver la fiche sans hésitation)

Téléphone portable (numéro répété au client lors de la première visite)

Adresse e-mail (facultative, utile si le client préfère un rappel écrit)

Préférence pour le rappel de rendez-vous (SMS, e-mail, appel, ou aucun rappel souhaité)

Coiffeur ou barbier habituel (ou mention « sans préférence »)

Prestation habituelle et durée constatée (coupe, barbe, couleur, brushing, avec le temps réellement passé)

Rythme de visite habituel (en semaines, pour repérer un client qui décroche)

Coupe et longueur souhaitées (description courte, avec ce que le client ne veut surtout pas)

Formule de couleur (produits, proportions, oxydant, temps de pose)

Nuances et techniques à éviter (ce qui n'a pas plu ou n'a pas tenu la dernière fois)

Sensibilités ou réactions signalées par le client (cuir chevelu sensible, réaction passée à un produit, date du dernier test)

Produits utilisés au salon et conseillés à domicile (pour reprendre le conseil d'entretien à la visite suivante)

Date de la dernière visite (à mettre à jour à chaque passage)

Historique des prestations (date, prestation, coiffeur, remarque, sur les lignes prévues au dos)

Absences sans prévenir (date et circonstance, notées sans jugement)

Objet de la fiche

Cette fiche appartient au salon et sert uniquement à préparer et à personnaliser les prestations du client. Elle rassemble les informations techniques nécessaires au coiffeur ou au barbier, le rythme de visite et les préférences exprimées par le client. Elle n'a pas vocation à recevoir des remarques sans lien avec le service, ni des jugements sur la personne.

Informations conservées et accès

Seules les informations utiles à la prestation sont notées : coordonnées pour le rendez-vous et son rappel, coupe, formule de couleur, sensibilités signalées, historique des visites. La fiche est consultée par les membres de l'équipe qui reçoivent le client et rangée hors de la vue de la clientèle. Elle n'est ni transmise ni vendue à un tiers. Les règles applicables à la conservation de données personnelles par un commerce sont à vérifier selon les textes en vigueur.

Information du client et rappel de rendez-vous

Le client est informé, dès la première visite, que le salon tient une fiche à son nom pour retrouver sa coupe et sa couleur, et qu'il peut en demander la lecture, la correction ou la suppression. Son numéro et son adresse e-mail servent au rappel de rendez-vous selon la préférence qu'il a indiquée, et à une éventuelle relance s'il ne revient plus. Il peut refuser le rappel ou la relance à tout moment, ce qui est alors noté sur la fiche.

Formule de couleur et sensibilités

La formule de couleur est relevée après chaque prestation technique, avec le temps de pose réel, afin d'être reproduite ou corrigée à la visite suivante. Toute réaction ou sensibilité signalée par le client est inscrite immédiatement et rappelée au coiffeur avant chaque coloration. Les précautions préalables à une coloration, notamment le test de sensibilité et son délai, relèvent des recommandations des fabricants et des textes en vigueur, à vérifier par le salon.

Mise à jour et durée de conservation

La fiche est complétée juste après chaque prestation, pendant que la mémoire est fraîche, et la date de dernière visite est mise à jour à chaque passage. Une information qui a changé est corrigée plutôt qu'ajoutée à la suite. Lorsqu'un client ne revient plus depuis une longue période ou demande la suppression de ses données, la fiche est détruite ; le délai retenu par le salon est indiqué ci-dessous et vérifié selon les textes en vigueur.

Mentions à compléter et signature du salon

Nom du salon : ............ Personne responsable des fiches : ............ Délai de conservation retenu après la dernière visite : ............ Fiche ouverte le : ............ par : ............ Le client a été informé de l'existence de sa fiche et de la possibilité de la consulter, de la corriger ou de la faire supprimer. Signature ou initiales du responsable : ............

Date et signature

Comment utiliser ce modèle

Une fiche par client, rangée par ordre alphabétique dans un classeur au comptoir, hors de la vue des autres clients ; le dos de la feuille accueille l'historique des prestations.
La fiche se complète par le coiffeur qui a réalisé la prestation, avant d'accueillir le client suivant ; le responsable du salon vérifie une fois par mois que les dates de dernière visite sont à jour.
Les clients dont la date de dernière visite dépasse leur rythme habituel sont candidats à une relance ; l'estimateur de relance proposé dans les ressources du site aide à fixer ce seuil.
Ce modèle ne remplace pas un conseil juridique : les obligations liées aux données personnelles et aux produits de coloration sont à vérifier selon les textes en vigueur.

Questions sur ce modèle

Faut-il faire signer la fiche par le client ?

Ce n'est pas nécessaire pour une fiche interne, mais le client doit savoir qu'elle existe et ce qu'elle contient. Une phrase à la première visite suffit ; la signature du responsable atteste seulement que cette information a été donnée.

Combien de temps garder la fiche d'un client qui ne revient plus ?

Le salon fixe lui-même un délai raisonnable après la dernière visite, l'inscrit sur la fiche et détruit le document une fois ce délai passé. Le délai admissible pour un commerce est à vérifier selon les textes en vigueur ; en cas de doute, choisissez le plus court.

Que noter exactement pour une couleur ?

Les produits et leurs proportions, l'oxydant, le temps de pose réellement observé, la technique appliquée et le résultat obtenu. Ajoutez la nuance à éviter si le client n'a pas aimé, car en coloration la moindre variation se voit et le client s'en souvient.

La fiche papier suffit-elle à un salon de plusieurs coiffeurs ?

Elle fonctionne tant que le classeur est unique et rangé au même endroit. La limite apparaît quand plusieurs personnes ont besoin de la fiche au même moment ou que l'historique s'allonge ; un carnet numérique partagé lève cette contrainte, mais les rubriques restent identiques.

Quelles informations noter sur la fiche client d'un salon de coiffure ou de barbier ?