Pourquoi envoyer un rappel automatique de rendez-vous à ses clients de salon ?

Parmi tous les outils d'un salon, le rappel automatique de rendez-vous est sans doute le plus rentable. Un message envoyé au bon moment avant la venue du client transforme un oubli probable en présence effective. Il ne demande aucun effort à l'équipe une fois en place, et il rapporte à chaque créneau sauvé. Encore faut-il bien l'utiliser.

Pourquoi le rappel est si efficace

La majorité des rendez-vous manqués sont des oublis, pas des annulations. Le rappel agit précisément sur cette cause: il remet le rendez-vous en tête du client au moment où il peut encore s'organiser. C'est aussi l'occasion pour lui de prévenir s'il a un empêchement, ce qui libère le créneau à temps pour un autre client.

Un bon rappel en pratique

• un message envoyé la veille ou l'avant-veille ;
• le rappel du jour, de l'heure et du coiffeur ;
• un ton courtois, à l'image du salon ;
• la possibilité de confirmer ou de prévenir en cas d'empêchement.

Choisir le bon moment et le bon canal

Le moment d'envoi compte autant que le contenu. Un message trop tôt se noie dans la semaine, un message trop tard ne laisse pas le temps de se réorganiser. La veille, en fin d'après-midi, constitue un compromis raisonnable pour la plupart des salons. Quant au canal, le SMS reste lisible sans connexion, tandis que l'e-mail convient aux clients qui préfèrent garder une trace. Le plus simple est de demander sa préférence au client lors de la prise de rendez-vous.

• tester l'horaire d'envoi sur quelques semaines et observer les retours ;
• éviter les envois tard le soir ou très tôt le matin ;
• relire le texte du rappel comme si on le recevait soi-même ;
• prévoir une réponse simple quand le client signale un empêchement.

Un outil au service de la relation

Le rappel ne sert pas qu'à éviter les trous dans le planning: il montre au client qu'on l'attend, ce qui renforce le lien. Il s'inscrit dans une démarche plus large de lutte contre les rendez-vous manqués et de fidélisation de la clientèle. Bien pensé, il fait gagner du temps et de la sympathie à la fois.